Guillem Alsina Gonzàlez
A Microsoft apresentou uma funcionalidade para o Microsoft Places e o Teams que atualiza automaticamente o local onde os colaboradores trabalham quando estes se deslocam ao escritório. Denominada «registo de presença via Wi-Fi», esta ferramenta altera a localização do colaborador com base na ligação do seu equipamento às redes corporativas previamente configuradas pela empresa, o que evita a necessidade de alterar manualmente o estado de cada vez.
Esta novidade baseia-se nos sinais de presença já incorporados no Microsoft 365. Até agora, a disponibilidade marcada no calendário como «livre» ou «ocupado» permitia encontrar uma janela de tempo para uma reunião, enquanto a presença no Teams indicava em que momento uma pessoa estava ativa. A presença no local de trabalho, visível no Places, no Teams e no próprio calendário, acrescenta agora mais um dado: identificar quem se encontra fisicamente no escritório.
A abordagem da Microsoft é semelhante à do registo através de periféricos existente até agora, que mantém a localização atualizada quando o utilizador liga o seu portátil a um dispositivo configurado, como um ecrã ou uma base de ligação (dock) de secretária.
Quando um colaborador se encontra no escritório e liga o seu portátil a uma rede corporativa configurada, o sistema pode registar a sua localização no local de trabalho para esse dia, desde que tanto a organização como o próprio utilizador tenham ativado a opção. O objetivo declarado é facilitar a coordenação do trabalho presencial: saber quem está no escritório permite marcar um almoço ou um café, reservar um lugar perto da equipa ou transformar uma reunião prevista para ser realizada à distância numa reunião presencial. A ferramenta mantém atualizado o plano de trabalho do colaborador e pode associá-lo a uma reserva de mesa já existente.
A Microsoft salienta que o colaborador mantém o controlo em todos os momentos e que o sistema não substitui a sua decisão de partilhar ou não a localização, que pode ajustar sempre que desejar. A ferramenta não guarda nem rastreia os deslocamentos ou a localização ao longo do tempo, uma vez que se trata de um dado pontual e momentâneo que não é armazenado como histórico. O seu âmbito limita-se ao contexto laboral, dado que o sinal só é gerado quando o dispositivo se liga às redes corporativas configuradas através do cliente do Teams. Fora desses ambientes, ou se não houver ligação a uma rede habilitada, a localização aparece como «remota».
Cada organização decide se ativa esta funcionalidade no seu ambiente corporativo — o chamado tenant — e, em seguida, determina se a experiência para o utilizador final é de adesão voluntária (opt-in) ou de participação por predefinição com a opção de a desativar (opt-out). A organização utilizadora define igualmente em que locais a funcionalidade está disponível, para o que deve incorporar as informações de cada um dos pontos de acesso Wi-Fi desses locais.
Por seu lado, é o utilizador quem decide se a ferramenta funciona no seu dispositivo; assim, se as definições de localização necessárias estiverem desativadas, o registo através de Wi-Fi não será iniciado automaticamente, independentemente da configuração definida pela organização. O colaborador também pode alterar as suas preferências e definir ou substituir manualmente a sua localização a qualquer momento. Partilhar a presença no local de trabalho e utilizar o registo automático são, por outro lado, decisões independentes, pelo que cada pessoa pode escolher se a sua presença fica visível para os restantes quando trabalha a partir do escritório.
A implementação desta nova funcionalidade para o Microsoft Places chegará às organizações que dispõem desta plataforma ao longo deste ano. Para preparar o ambiente, as empresas deverão confirmar que o Microsoft Places está configurado (em particular, adicionando as informações dos edifícios ao seu diretório), ativar a política de deteção da localização de trabalho no Teams e registar os identificadores dos pontos de acesso aprovados, conhecidos pela sigla inglesa BSSID, que identificam de forma única cada antena Wi-Fi.
Por fim, a empresa de Redmond recomenda informar os colaboradores da organização sobre o que a funcionalidade faz, o que não faz e como cada colaborador pode gerir as suas próprias definições.
